Cómo SAION Smart Solutions logra reducir el 65% del tiempo total necesario en reuniones de proyectos en COMFAMA, manteniendo prácticas ágiles

Uno de los retos cuando se tienen múltiples proyectos y células ágiles en un mismo cliente es ¿cómo podemos reducir la cantidad de tiempo que debe emplear el equipo en reuniones para poder generar entendimiento y alineación?
Si bien la estrategia de Timeboxing aplicada en los eventos Scrum (Daily Scrum, Sprint Planning, Sprint Review y Retrospective) nos permite delimitar el tiempo que utilizamos en reuniones, en la práctica cuando tenemos múltiples proyectos donde se repiten personas en roles como Scrum Master, Product Owner, Desarrolladores, Tester y Arquitectos esto se puede convertir en reto para los equipos ágiles.
Analicemos de manera simplificada cuanto tiempo se puede tomar un equipo ágil de 5 personas en el mejor escenario posible de Sprints de 2 semanas:

Es decir que cada miembro emplea como mínimo 10 horas en reuniones en 2 semanas (si todo marcha bien), si revisamos la duración para un Squad de 5 personas estamos hablando de 50 horas equivalentes a una capacidad de 6,25 días hábiles. Si por ejemplo un Product Owner participa de 3 iniciativas el total es de 30 horas o 3,75 días hábiles.
Aunque roles como Product Owner y Scrum Master no es necesario que participen en todas las Dailys Scrum, esto en la práctica si se presenta de variadas maneras de acuerdo al nivel de madurez de los equipos, si bien en ágil generalmente se desaconseja el uso de métricas asociadas a esfuerzo, hacer la proyección nos puede ayudar a entender mejor lo que normalmente el equipo percibe como un alto nivel de reuniones y ocupación.
¿Cómo lo resuelve SAION SMART SOLUTIONS para sus Clientes?
Con el objetivo de minimizar la cantidad de horas/días utilizados en los eventos de Scrum y especialmente en los casos donde en un mismo cliente se tienen varios proyectos con personas que repiten roles, se estructura de la siguiente manera:

• Reunión de Check-in, timeboxing (1 hora): Es una sesión de inicio de semana de todo el equipo para planear y comprometer lo correspondiente a 5 días hábiles alienado al objetivo general del Sprint. La clave es tener historias de usuario pequeñas (como se recomiendan) y la desagregación en tareas se hace posterior a la sesión por cada miembro del equipo. En la siguiente tabla corresponde a los días 1 y 6.

• Reunión de Check-out/Review, timeboxing (30 min): Es una sesión de cierre de la primera semana con todo el equipo para evaluar el estado hacia el cumplimiento del objetivo del Sprint a través de una Review, entre el Check-in y Check-out si surgen impedimentos, preguntas o aclaraciones se registran en los comentarios de las historias y en un chat de equipo, se acuerdan reuniones especificas generalmente inmediatas solo con las personas que se requieran para dar una solución.
• Reunión de Check-out/Review + Retrospective, timeboxing (1 hora): Es la sesión de cierre del Sprint donde se realiza una última Review y la Retrospective juntas, participan todos los roles del equipo y se evalúa el cumplimiento del objetivo de la iteración.

El resultado obtenido es el siguiente:
• Se reduce el número de horas totales que un equipo de 5 personas emplea en reuniones en Sprints de 2 semanas de 50h (6,25 días) a 12,5h (2,19 días), un ahorro del 65% total de esfuerzo empleado.
• Se reduce a la mitad la percepción del equipo de estar ocupados en muchas reuniones, especialmente en las personas que repiten roles en varias células ágiles.
• Se fuerza al equipo a una mayor comunicación directa con los implicados para resolver los problemas sin perder el ambiente colaborativo.
SAION Smart Solutions recomienda está forma soportada en resultados cuando los equipos han transitado por un camino de madurez en la agilidad que les permita ser más efectivos en su comunicación y colaboración.